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L'association a des relations avec la municipalité, les banquiers, les fournisseurs et les adhérents.

Elle a une grande responsabilité envers ses adhérents d'où l'importance d'une organisation comptable fixe.

La comptabilité d'une association peut-être consultée par les organismes de contrôle du Fisc, les organismes de subvention, la cour régionale des comptes, les banquiers, les créanciers et la justice en cas de litige.

Un plan comptable adapté à l'association est alors indispensable.

Il est nécessaire d'élaborer des états financiers (bilan, compte de résultats, suivi des recettes et des dépenses).

Le livre journal
Les comptes de résultat
Le plan de trésorerie
Le budget prévisionnel
Le bilan financier

LE LIVRE JOURNAL (↑)

Le livre-journal est le registre où les opérations sont mentionnées dans leur ordre chronologique, sans blanc, lacune ou inscription en marge.

Il ne faut pas omettre de conserver et de classer par date :

– toutes les factures émises ou reçues en prenant soin de les numéroter et de noter dessus le n° du chèque si c’est une facture de fournisseur. Si vous réglez par carte bleue agrafez–y le ticket de CB.

– les souches de reçus de cotisation

– les notes de frais avec leurs justificatifs

– les documents de la banque (relevés de compte, souches de chéquier...)

Le livre journal contient les écritures qui sont enregistrées opération par opération et jour par jour. Il est la base de la tenue de la comptabilité.

Pour chaque opération, il précise la date, l’origine, l’objet, l’imputation, le numéro de la pièce justificative et le mode de paiement ou encaissement (les opérations de même nature faites dans un même lieu, le même jour, peuvent être récapitulées sur une seule pièce justificative).

Exemple simplifié d'une présentation :

RECETTES - MOIS DE DECEMBRE - Report : 0 (euros)

jour Libellé de l'opération Pièce numéro : Montant total en € Espèce/chèque
2/12  Vente de loterie 15 150.00 Esp.
6/12  Subvention Mairie 03 3000.00 Chq.
8/12  Cotisations 18 450.00 Esp.
      Total du mois : 3600 €  


Total du mois + Total en report = Totaux des recettes

DEPENSES - MOIS DE DECEMBRE (présentation similaire) - Report : 0 (euros)

jour Libellé de l'opération Pièce numéro : Montant total en € Espèce/chèque


Total du mois + Total en report = Totaux des dépenses

Tableau livre journal : le livre journal permet de lire et d'évaluer rapidement les opérations.
Chaque solde mensuel est reporté sur le mois suivant pour connaître les soldes totaux.

LES COMPTES DE RESULTAT (↑)

Le compte de résultat récapitule les charges et les produits liés à un exercice (généralement 1 an).
Il fait apparaître le résultat (déficit ou excédent) par la différence entre le total des charges et des produits.

PRODUITS D'EXPLOITATION

  année n année n-1
Vente de produits fabriqués x x
Prestations de services x x
Production immobilisée x x
Subventions x x
Cotisations x x
Collectes x x
Dons x x
Autres produits x x
TOTAL / PRODUITS x x


CHARGES D'EXPLOITATION

  année n année n-1
Achats marchandises x x
Variation des stocks x x
Impôts, Taxes... x x
Rémunération du personnel x x
Dotations... x x
Charges locatives... x x
TOTAL / CHARGES x x


RESULTAT D'EXPLOITATION

  année n année n-1
PRODUITS x x
CHARGES x x
Excédent ou déficit x x


LE PLAN DE TRÉSORERIE 
(↑)

Le plan de trésorerie est un outil-clé de contrôle qui permet au responsable de prévoir le montant d'argent en espèces nécessaire à la couverture des dépenses prévues.

En faisant la prévision des recettes et des dépenses, on obtient un tableau qui donne les rentrées et les sorties d'argent prévues pendant une période déterminée.

Le responsable peut utiliser le tableau pour comparer les recettes et les dépenses effectives par rapport à celles qui ont été prévues, afin de s'assurer que suffisamment de fonds sont disponibles à tout moment pour couvrir les besoins du programme.

DEPENSES jan fév mar avr mai juin juil août sept oct nov déc Total
Loyers/charges xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx
Salaires/charges xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx
Fournit./diverses xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx
Assurances xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx
Investis. et petits mat. xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx
Autres frais xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx
Total DEPENSES  xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxxx

 

RECETTES jan fév mar avr mai juin juil août sept oct nov déc Total
Cotisations xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx
Subventions xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx
Recettes d'activités xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx
Total RECETTES  xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx


Total du mois = (recettes - dépenses) ( totaux = recettes - dépenses)
REPORT DU DEBUT DE MOIS: XXXX
TRESORERIE CUMULEE : XXXX
Trésorerie cumulée = report + total du mois

LE BUDGET PREVISIONNEL (↑)

Le budget, c'est la prévision des charges et des produits pour l'exercice à venir.

Un budget est nécessairement prévisionnel.

Il se présente comme un compte de résultat, et doit être équilibré, c'est-à-dire qu'il ne fait apparaître ni déficit, ni excédent.

A la demande d'un organisme, on peut avoir à présenter un budget, cet exemple peut vous aider à le monter...

 

CHARGES PRODUITS
Achats xxx Recettes xxx
Travaux xxx Subventions xxx
Loyers/charges xxx 70 cotisations à 90 € xxx
Investissements xxx Divers ressources xxx
TOTAL xxxx TOTAL xxxx


Cette exemple n'est pas limitatif des postes, vos postes charges / produits sont en fonction de votre activité ou de vos projets, (transports, tel, assurances... recettes sur manifestation ...).

Si une demande de subventions ou un prêt sont sollicités, il faut ajouter les montants et le poste correspondant en tant que demande en ressources prévisionnelles, elles font parties des produits du budget prévu.

Pour le cas, il ne faut pas omettre le poste "salaires & charges".

La règle est d'être cohérent face à l'organisme.

LE BILAN FINANCIER (↑)

Le bilan décrit l'état et la répartition du patrimoine de l'association à une date donnée.

Il fait connaître les résultats d'une activité.

"Toute association, oeuvre ou entreprise ayant reçu une subvention pourra être soumise au contrôle des délégués de la collectivité qui l'a accordée.

L'association est tenue dans l'année en cours de fournir, à l'autorité qui a mandaté la subvention, une copie certifiée de son budget ainsi que tous les documents faisant connaître les résultats de son activité" (décret-loi du 30 octobre 1935, toujours en vigueur).

Ensuite la loi du 6 février 92 (loi Joxe) a mis en place un dispositif destiné à assurer une plus grande transparence dans les relations entre associations et collectivités territoriales.

Ainsi les communes de plus de 3 500 habitants ont notamment l'obligation de mettre à la disposition des habitants un bilan certifié conforme des associations auxquelles la commune a versé une subvention supérieure à 500.000 F (donnée année 2000, à vérifier si le montant à changer depuis) ou représentant plus de 50% du budget de l'organisme.
La certification peut être assurée par le président de l'association.

A gauche, à l'actif figure l'emploi des ressources.
A droite, au passif figure l'origine des ressources.

ACTIF PASSIF
 Matériel                          35000   Résultats cumulés 4500 
 Créances 1000   Résultat de l'année 10500 
 Banque 10000   Subventions d'équipement 30000 
 Caisse 4000   Dettes 5000 
       
TOTAL 50000  TOTAL 50000 

 


Attention : Ces informations sont données à titre indicatif et ne permettent en aucun cas de déroger aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur.

 

(Rédactionnel : http://www.arras.fr / http://lesitedesassociations.fr)

Source : www.lesitedesassociations.fr / www.lesitedesassociations.com

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