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Une association doit conserver certains documents sur des durées plus ou moins longues fixées par la loi.
L'objectif est de prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation.
Les délais de conservation varient en fonction de la nature ou le type du document à conserver.
La liste est donnée à titre non exhaustif.

 

Conservation illimitée (au minimum pendant la durée de vie de l'association)

- Statuts et modifications ultérieures

- Règlement intérieur

- Récépissé de la déclaration initiale

- Extrait du Journal officiel dans lequel a été publiée la déclaration initiale

- Registre spécial de l'association

- Coordonnées de tous les membres successifs élus

- Bulletins d'adhésion

- Procès verbaux, feuilles de présence et pouvoirs des assemblées délibérantes

- Rapports des commissaires aux comptes

- Contrats de bail,d'assurance, titres de propriété et actes de ventes

 

Conservation pendant 10 ans

- Documents comptables (comptes annuels, livres comptables, pièces justificatives, etc.)

- Registre unique du personnel

- Déclarations de retraites complémentaires

- Documents commerciaux (bons de commande, bons de livraison, etc.)

- Factures de travaux pour faire jouer les garanties

 

Conservation pendant moins de 10 ans

Conservation pendant 6 ans

- Avis d'imposition

- Déclarations de TVA

- Déclarations de contribution économique territoriale

- Déclarations de taxe sur les salaires

- Déclarations d'impôts sur les bénéfices


Conservation pendant 5 ans


- Documents bancaires (talons de chèque, relevés de banque, etc.)

- Documents relatifs aux charges sociales

- Livre de paie ou double des bulletins de paie

- Quittances de loyer


Conservation pendant au moins 3 ans


- Factures de téléphone, d'eau, de gaz et d'électricité

- Récépissés de lettres recommandés

 

Références :

Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association (Article 5 : changements concernant la direction et le registre spécial)

Code de commerce : articles L110-1 à L110-4 (Article L110-4 : prescription à 5 ans des documents bancaires)

Code de commerce : article L123-22 (Prescription décennale)

Code du travail : articles L1221-13 à L1221-15 (Registre unique du personnel)

 

Source rédactionnel : www.herault.gouv.fr

Source : www.lesitedesassociations.fr / www.lesitedesassociations.com

Les droits de reproduction sont réservés et strictement limités. Toute utilisation à des fins commerciales ou publicitaire est interdite.

 

 

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